LOS ERRORES MÁS COMUNES A LA HORA DE ORGANIZAR EVENTOS CORPORATIVOS

Las empresas invierten muchos recursos en eventos para capacitar y motivar a su personal. Pero, al día siguiente, es frecuente que los participantes digan: "nos divertimos, pero nada más que eso". ¿Cuáles son los errores más comunes y cómo evitarlos?

Las empresas invierten mucho dinero en la organización de toda clase de eventos para capacitar y motivar a su personal. Pero aunque la actividad sea realmente necesaria para alcanzar objetivos del negocio, al día siguiente muchos participantes tienen opiniones como "nos divertimos, pero no aprendimos nada" o "fue una pérdida de tiempo".

Ahora bien, ¿qué fue lo que falló? ¿Cuáles fueron los errores que hicieron que aquella actividad, en lugar de ser realmente productiva, acabara siendo un "día libre"?


No tener claro para qué se hace el evento

En primer lugar, es fundamental establecer cuáles son los objetivos de la gerencia para llevar a cabo el evento. ¿El objetivo es motivar, fidelizar, capacitar, integrar al personal, etc.?

Sólo una vez que se tiene en claro estos puntos, podrá evaluarse qué tipo de propuesta satisface mejor la necesidad. Y, en base a eso, podrá determinarse dónde llevarlo a cabo, cómo deberá estructurarse el encuentro, cuál será el catering, etc.

Por ejemplo, hay eventos motivacionales que se concretan mejor en una quinta, al aire libre, y con un catering informal. Otros, pueden aprovecharse mejor en el salón de un hotel y frente a mesas vestidas de manera formal.


Perder la atención en los detalles

A veces, se pone el foco en aspectos secundarios, como la contratación de determinados artistas o de un salón específico, y se descuida el motivo real de la actividad.

Desde luego, no se trata de invitar al personal a ver un show, sino de seleccionar un espectáculo que forme parte de un todo, y que apunte a lograr un objetivo específico y claramente formulado Hay que centrarse en lo que se busca lograr, para que todos los detalles giren alrededor de ese eje. La esencia del evento debe pasar por lo que se quiere transmitir.


Descuidar la relación costo-beneficio

Hay eventos de alto impacto que, más allá de los comentarios elogiosos del momento, no generan en el staff los resultados esperados por la gerencia.

En ocasiones, incluso, una inversión demasiado ostentosa puede resultar contraproducente (algo particularmente cierto en tiempos de crisis). En la mayoría de los casos, con una buena dosis de creatividad, es posible planificar eventos diferentes (quizá más sencillos pero mucho más eficaces).


Descuidar la comunicación interna

Los resultados de un evento pueden potenciarse a través de una buena comunicación con el personal. Todo lo que se haga en forma previa, durante y con posterioridad a la actividad puede optimizar el uso de los recursos, mejorando la relación costo-beneficio.

Para eso, hay que considerar qué quiere comunicar la gerencia y cómo se puede aprovechar ese momento para establecer un canal efectivo de comunicación con el personal.


Descuidar el aspecto logístico

Algunos factores pudieran parecer obvios. Pero es sorprendente la cantidad de empresas que los descuidan.

¿El lugar del evento queda lejos y nadie pensó en aquellos que no tienen transporte propio? ¿Se calculó mal el número de asistentes y la comida no alcanzó? ¿Hubo una desinteligencia con los horarios y los asistentes llegaron dos horas después de lo previsto?

El traslado tanto de los participantes como de los elementos con los que se trabajará, del personal que armará y desarmará las estructuras, la preparación y distribución de los alimentos son algunas de las cuestiones logísticas que hay que atender muy cuidadosamente.

Es frecuente que la organización completa del evento recaiga sobre la secretaria del gerente general, una agencia de publicidad o la consultora de relaciones públicas de la compañía.

Pero éstos no siempre están capacitados para hacerlo. Armar un evento es una actividad de alta complejidad, que requiere la acción sincronizada de muchas personas de rubros muy diferentes.

Por eso, es importante que haya un profesional con experiencia a cargo, alguien que con una mirada global administre los recursos para alcanzar los objetivos planteados en todas las áreas, observando las precauciones de seguridad, higiene, legales, etc.

Esta mirada global es lo que permitirá que la actividad no sea un "día libre" que no reporte ningún beneficio, sino una jornada muy productiva para todos.